E-Rechnungen bei Gemeinnützigen ab 01.01.2025

Ab dem 1. Januar 2025 steht für viele Unternehmen und gemeinnützige Einrichtungen eine bedeutende Neuerung an: die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen, sogenannten E-Rechnungen. Diese Regelung betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Vereine, Stiftungen und gGmbHs, die Waren verkaufen oder Dienstleistungen an andere Unternehmen erbringen. Erläuternde Grundlage hierfür ist das aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15.10.2024.

Allgemein gilt:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen zwischen inländischen Geschäftspartnern (Unternehmern im umsatzsteuerlichen Sinne) ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) entsprechen diesen Anforderungen.

Klassische Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen werden nicht mehr zulässig sein, es sei denn, es handelt sich um steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8-29 UStG), Kleinbeträge bis 250 Euro oder Fahrausweise.

Für den Rechnungsaussteller gilt:
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist in seiner ursprünglichen und unveränderten Form aufzubewahren. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Finanzverwaltung die Daten maschinell auswerten kann. Enthält ein zusätzlich übermitteltes Dokument, wie beispielsweise der Bildteil einer hybriden Rechnung, steuerlich relevante Informationen (z.B. Buchungsvermerke), sind auch diese entsprechend unverändert und in ihrer Originalform aufzubewahren.

Es gelten zunächst Übergangsregelungen; so können bis Ende 2026 Rechnungen in Papierform oder in nicht strukturierten elektronischen Formaten (z.B. PDF, Word, Excel) akzeptiert werden, wenn der Empfänger diesen Formaten zustimmt. Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz < 800.000 Euro) dürfen bis Ende 2027 Papierrechnungen und andere Formate verwenden.

Gemeinnützige Einrichtungen, die nur steuerfreie Umsätze i. S. d. §§ 4 Nr. 8 – 29 UStG ausführen oder nur nicht steuerbare Umsätze (Spenden, Beiträge, Zuschüsse, Erbschaften, etc.) erzielen, müssen keine E-Rechnungen versenden.

Gemeinnützige Einrichtungen, die sowohl steuerfreie Umsätze als auch umsatzsteuerpflichtige Umsätze (kein Kleinunternehmer) ausführen, unterliegen der E-Rechnungspflicht, auch wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur E-Rechnung unterliegen. Die Pflicht zur E-Rechnung geht auch dann vor, wenn ein Umsatz an den unternehmerischen und nicht unternehmerischen Bereich eines Empfängers (z.B. Ideeller Bereich und Zweckbetrieb) ausgeführt wird.

Für den Rechnungsempfänger gilt:
Als Unternehmer im Sinne des Rechnungsempfänger gelten auch der Kleinunternehmer, der Land- und Forstwirt und auch der Unternehmer, der ausschließlich steuerfreie Umsätze (auch bei Vermietung und Verpachtung) ausführt. Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt man mindestens ein E-Mail-Postfach. Alternativ können andere elektronische Wege genutzt werden, z. B. Schnittstellen oder Portale.

Eine korrekte E-Rechnung ist künftig die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, sofern eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht. Der Vorsteuerabzug wird allerdings nicht allein aufgrund der Ausstellung der Rechnung in einem falschen Format versagt, sofern der Rechnungsempfänger anhand der vorliegenden Informationen nachvollziehbar davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen gemäß § 27 Absatz 38 UStG in Anspruch genommen hat.

Auch hier ist der strukturierte Teil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unveränderten Form aufzubewahren. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Finanzverwaltung die Daten maschinell auswerten kann. Enthält ein zusätzlich übermitteltes Dokument, wie beispielsweise der Bildteil einer hybriden Rechnung, steuerlich relevante Informationen (z.B. Buchungsvermerke), sind auch diese entsprechend unverändert und in ihrer Originalform aufzubewahren.

Besteht noch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung beim Rechnungsaussteller (i.d.R. bis 31.12.2026), so reicht es für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung im anderen Format (s.o.) vorliegen hat.

Für den reinen Empfang einer E-Rechnung bestehen allerdings keine Übergangsregelungen – ab 01. Januar 2025 ist der Empfang vom Rechnungsempfänger zu gewährleisten.

Gemeinnützige Einrichtungen, die keine Unternehmer i. S. d. UStG sind, sind zum Empfang von E-Rechnungen nicht verpflichtet. Dies ist i.d.R. der Fall, wenn die Einrichtungen nur im Ideellen Bereich tätig sind.

Gemeinnützige Einrichtungen, die nur steuerfreie Umsätze i. S. d. §§ 4 Nr. 8 – 29 UStG ausführen, sind dennoch zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, da sie Unternehmer sind.

Auch wenn die gemeinnützige Einrichtung die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer nutzt, muss sie ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft insbesondere die Bereiche Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Der Versand von E-Rechnungen ist für gemeinnützige Einrichtungen erst ab dem 01.01.2027 bzw. ab dem 01.01.2028 bei Kleinunternehmern verpflichtend.