Freie Mitarbeit in gemeinnützigen Einrichtungen

Gemeinnützige Einrichtungen setzen in vielen Bereichen freie Mitarbeitende ein. Dies betrifft etwa Dozenten, Trainer, Berater, Künstler, Projektkräfte oder Honorarkräfte in Bildung, Kultur und Sozialarbeit. Für die Einrichtungen bietet dieses Modell organisatorische Flexibilität und ermöglicht eine projektbezogene Leistungserbringung.

Sozialversicherungsrechtlich ist die Einordnung jedoch nicht von der gewählten Vertragsbezeichnung abhängig. Begriffe wie „freie Mitarbeit“, „Honorarkraft“ oder „selbstständiger Auftragnehmer“ entscheiden nicht darüber, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt. Maßgeblich ist vielmehr das Gesamtbild der konkreten Tätigkeit.

Ausgangspunkt ist § 7 Abs. 1 SGB IV. Danach ist Beschäftigung die nichtselbstständige Arbeit in einem Arbeitsverhältnis. Als Anhaltspunkte nennt das Gesetz eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Stimmen vertragliche Vereinbarungen und tatsächliche Durchführung nicht überein, entscheidet die tatsächliche Durchführung.

Bedeutung für gemeinnützige Träger

Für gemeinnützige Einrichtungen ist die statusrechtliche Abgrenzung besonders praxisrelevant. Viele Organisationen arbeiten mit festen Kurs- oder Einsatzplänen, vorgegebenen Räumen, internen Qualitätsstandards, Dokumentationspflichten, Teamstrukturen oder Berichtspflichten. Solche Rahmenbedingungen können fachlich, organisatorisch oder fördermittelrechtlich erforderlich sein. Sozialversicherungsrechtlich können sie jedoch zugleich als Indizien für eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Trägers gewertet werden.

Für eine abhängige Beschäftigung können insbesondere sprechen:

• feste Einsatz- oder Stundenpläne,
• Vorgaben zu Ort, Zeit und Ablauf der Tätigkeit,
• fachliche oder organisatorische Weisungen,
• Einbindung in interne Abläufe und Kommunikationsstrukturen,
• Nutzung der Infrastruktur des Trägers,
• Teilnahme an Besprechungen,
• Berichtspflichten wie bei internen Mitarbeitenden,
• eine Tätigkeit im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber.

Für eine selbstständige Tätigkeit können demgegenüber insbesondere sprechen:

• eigene unternehmerische Entscheidungsfreiheit,
• eigene Preisgestaltung,
• Tätigkeit für mehrere Auftraggeber,
• freie Entscheidung über Annahme oder Ablehnung von Aufträgen,
• Einsatz eigener Betriebsmittel,
• eigene Rechnungsstellung,
• eigener Marktauftritt,
• tatsächliche Freiheit bei der Gestaltung von Zeit, Ort und Art der Leistungserbringung.

Die Abgrenzung erfolgt stets anhand einer Gesamtwürdigung des Einzelfalls. Einzelne Merkmale sind regelmäßig nicht allein entscheidend. Maßgeblich ist, welche Umstände im konkreten Vertragsverhältnis überwiegen.

 

Risiko der Scheinselbstständigkeit

Wird eine formal als freie Mitarbeit bezeichnete Tätigkeit tatsächlich wie eine Beschäftigung durchgeführt, besteht das Risiko einer Scheinselbstständigkeit. Sozialversicherungsrechtlich handelt es sich dann nicht um eine selbstständige Tätigkeit, sondern um eine abhängige Beschäftigung im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV.

Wird nachträglich eine Beschäftigung festgestellt, werden Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend nacherhoben. Arbeitnehmeranteile können nur unter engen Voraussetzungen und regelmäßig nur begrenzt nachträglich vom Beschäftigten eingefordert werden. Die wirtschaftliche Belastung trifft daher den Auftraggeber.

Für gemeinnützige Einrichtungen kann dies besonders problematisch sein, da Nachforderungen Projektbudgets, Fördermittelkalkulationen und die Liquiditätsplanung belasten. Hinzu kommen mögliche Säumniszuschläge, arbeitsrechtliche Folgefragen und Reputationsrisiken gegenüber Zuwendungsgebern, Aufsichtsgremien, Mitgliedern oder der Öffentlichkeit.

Die statusrechtliche Prüfung freier Mitarbeit ist daher nicht nur eine Frage der Vertragsgestaltung. Sie betrifft auch die ordnungsgemäße Organisation, Compliance und Risikosteuerung der Einrichtung.

Lehr- und Unterrichtstätigkeiten nach dem Herrenberg-Urteil

Besondere Bedeutung hat die Rechtsprechung für Lehr- und Unterrichtstätigkeiten. Das Bundessozialgericht hat im sogenannten Herrenberg-Urteil vom 28.06.2022 entschieden, dass die Versicherungspflicht von Lehrkräften einer Musikschule aufgrund abhängiger Beschäftigung nicht schon deshalb von vornherein ausgeschlossen ist, weil die Beteiligten eine selbstständige Tätigkeit vereinbaren wollten.

Die Entscheidung hat über den Bereich der Musikschulen hinaus praktische Bedeutung für gemeinnützige Bildungsträger, Akademien, Volkshochschulen, Fortbildungseinrichtungen, Kulturträger und andere Organisationen, die regelmäßig mit Lehrkräften oder Dozierenden auf Honorarbasis zusammenarbeiten.

Als Reaktion auf die hierdurch entstandene Rechtsunsicherheit wurde eine gesetzliche Übergangsregelung für bestimmte Lehrtätigkeiten geschaffen. Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass die Übergangsregelung seit dem 01.03.2025 gilt und unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027 keine Sozialversicherungsbeiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung aus der Beschäftigung zu entrichten sind.

Die Übergangsregelung nimmt die statusrechtliche Prüfung jedoch nicht vollständig vorweg. Sie ändert insbesondere nichts daran, dass die tatsächliche Ausgestaltung des jeweiligen Vertragsverhältnisses weiterhin maßgeblich bleibt. Gemeinnützige Bildungsträger sollten die Übergangsregelung daher nicht als Entwarnung verstehen, sondern als Anlass, bestehende Honorarmodelle strukturiert zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Kapitalgesellschaften und andere Vertragsstrukturen

Die Einschaltung einer Kapitalgesellschaft schließt eine sozialversicherungsrechtliche Prüfung nicht von vornherein aus. Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 20. Juli 2023 entschieden, dass ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis nicht allein deshalb ausgeschlossen ist, weil der Vertrag formal zwischen dem Auftraggeber und einer Kapitalgesellschaft geschlossen wurde. In dem Verfahren ging es um die Sozialversicherungspflicht einer Pflegefachkraft in einem Krankenhaus.

Entscheidend bleibt auch in solchen Fällen die konkrete tatsächliche Ausgestaltung der Leistungserbringung. Wird die Tätigkeit einer natürlichen Person in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert und fehlt es an unternehmerischer Gestaltungsfreiheit, kann dies für eine abhängige Beschäftigung sprechen.

Für gemeinnützige Einrichtungen bedeutet dies: Gesellschaftsrechtliche oder vertragliche Gestaltungen ersetzen keine statusrechtliche Prüfung. Auch komplexere Vertragsstrukturen sollten daraufhin überprüft werden, ob sie der tatsächlichen Durchführung entsprechen.

BSG vom 05.03.2026: Statusrisiken auch bei Kooperationen und hochqualifizierten Leistungen

Die statusrechtliche Problematik beschränkt sich nicht auf einfache Hilfs- oder Unterrichtstätigkeiten. Sie kann auch bei hochqualifizierten Leistungen und komplexeren Kooperationsstrukturen auftreten.

Dies zeigt das beim Bundessozialgericht am 05.03.2026 verhandelte Verfahren B 12 BA 17/23 R. Gegenstand des Verfahrens war die Frage, ob zwischen einem Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie und einer Privatklinik ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis bestand, wenn der Arzt in der Klinik Operationen durchführte.

Nach fachlichen Veröffentlichungen zum Verfahren soll das Bundessozialgericht die Einordnung als abhängige Beschäftigung bestätigt haben. Hervorgehoben wird dabei insbesondere, dass der Arzt die Leistung innerhalb der Klinikorganisation erbracht habe und die Klinik-Infrastruktur, OP-Räume, Personal und organisatorische Abläufe zur Verfügung gestellt habe.

Für gemeinnützige Einrichtungen ist die Entscheidung nicht deshalb relevant, weil sie unmittelbar medizinische Tätigkeiten betrifft. Ihre Bedeutung liegt vielmehr in der statusrechtlichen Grundlinie: Auch eine hohe fachliche Qualifikation, eigene fachliche Entscheidungsspielräume oder gesellschaftsrechtliche bzw. kooperationsvertragliche Gestaltungen schließen eine abhängige Beschäftigung nicht aus, wenn die konkrete Leistungserbringung in eine fremde Organisation eingegliedert ist und kein hinreichendes Unternehmerrisiko besteht.

Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV

Zur Klärung der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung kann ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV durchgeführt werden. Zuständig ist die Deutsche Rentenversicherung Bund. Das Verfahren dient dazu, rechtsverbindlich feststellen zu lassen, ob eine Tätigkeit als Beschäftigung oder als selbstständige Tätigkeit einzuordnen ist.

Ein solches Verfahren kann insbesondere bei neuen Vertragsmodellen, dauerhaften Honorarverhältnissen oder rechtlich zweifelhaften Tätigkeiten sinnvoll sein. Es ersetzt allerdings nicht die sorgfältige Gestaltung und tatsächliche Umsetzung der Zusammenarbeit. Denn auch im Statusfeststellungsverfahren kommt es maßgeblich auf die konkreten Umstände des Einzelfalls an.

Handlungsbedarf für Geschäftsführung und Vorstände

Geschäftsführung und Vorstände gemeinnütziger Einrichtungen sollten freie Mitarbeit nicht allein unter Flexibilitäts- oder Budgetgesichtspunkten betrachten. Erforderlich ist eine systematische Prüfung der bestehenden und künftigen Honorarverhältnisse.

Dabei empfiehlt sich insbesondere folgendes Vorgehen:

1. Bestandsaufnahme

Zunächst sollte erfasst werden, welche Personen auf Honorarbasis tätig sind, in welchen Bereichen sie eingesetzt werden, mit welchem zeitlichen Umfang sie tätig sind und ob es sich um wiederkehrende oder dauerhafte Beauftragungen handelt.

2. Risikobewertung nach Tätigkeitsgruppen

Die statusrechtlichen Risiken können je nach Tätigkeitsbereich unterschiedlich ausfallen. Lehrkräfte, Trainer, Pflege- und Betreuungskräfte, Projektleitungen, Berater oder künstlerisch Tätige sind jeweils gesondert zu betrachten.

3. Abgleich von Vertrag und tatsächlicher Durchführung

Entscheidend ist, ob die vertraglich vorgesehene Selbstständigkeit auch tatsächlich gelebt wird. Weisungsfreiheit, eigene Leistungsgestaltung und unternehmerische Entscheidungsfreiheit dürfen nicht nur im Vertrag stehen, sondern müssen sich in der praktischen Zusammenarbeit widerspiegeln.

4. Anpassung der Zusammenarbeit

Wenn eine selbstständige Tätigkeit gewollt ist, muss die tatsächliche Durchführung entsprechend ausgestaltet werden. Dazu gehören insbesondere hinreichende Freiheit bei der Leistungserbringung, keine arbeitnehmertypische Eingliederung in Dienstpläne und interne Abläufe sowie eine klare Abgrenzung zu abhängig Beschäftigten.

5. Statusfeststellungsverfahrens

Es sollte in allen Fällen, nicht nur in Zweifelsfällen, ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV durchgeführt werden. Dies trägt zur Rechtssicherheit bei und reduziert spätere Beitragsrisiken.

6. Einbindung der zuständigen Organe

Bei wesentlichen Risiken sollten Geschäftsführung, Vorstand, Aufsichtsgremien und ggf. das Fördermittelmanagement eingebunden werden. Die statusrechtliche Einordnung kann Auswirkungen auf Personalplanung, Projektkalkulation, Fördermittelverwendung und Jahresabschluss haben.

Fazit

Freie Mitarbeit bleibt auch für gemeinnützige Einrichtungen möglich. Sie setzt jedoch voraus, dass die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit einer selbstständigen Tätigkeit entspricht.

Nicht die Vertragsbezeichnung entscheidet, sondern das Gesamtbild der Tätigkeit. Je stärker eine Person in die Arbeitsorganisation der Einrichtung eingebunden ist, je enger Ort, Zeit und Durchführung der Tätigkeit vorgegeben werden und je geringer die eigene unternehmerische Gestaltungsfreiheit ist, desto eher kommt eine abhängige Beschäftigung in Betracht.

Die neuere Rechtsprechung des Bundessozialgerichts zeigt, dass diese Prüfung nicht auf einfache Tätigkeiten beschränkt ist. Auch hochqualifizierte Leistungen, Kooperationsmodelle oder zwischengeschaltete Gesellschaften können statusrechtlich kritisch sein, wenn die Tätigkeit tatsächlich innerhalb der Organisation des Auftraggebers erbracht wird.

Für Geschäftsführungen und Vorstände besteht daher konkreter Handlungsbedarf. Bestehende Honorarmodelle sollten überprüft, Verträge und tatsächliche Abläufe aufeinander abgestimmt und Zweifelsfälle frühzeitig geklärt werden. Dies ist nicht nur eine sozialversicherungsrechtliche Frage, sondern Bestandteil einer ordnungsgemäßen und risikobewussten Geschäftsführung gemeinnütziger Einrichtungen.